Business File (progettato internamente da NTS Project, azienda del gruppo NTS) è il software per l’archiviazione elettronica dei documenti e può essere utilizzato sia in modo integrato, (congiuntamente al gestionale ERP Business) sia in modalità stand-alone, sia con altri software.

 

Il software nello specifico consente di:

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• archiviare

• classificare 

• fascicolare 

• ricercare

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Il tutto sia in rete locale che tramite internet. Un’APP dedicata ne consente l'utilizzo anche tramite Smartphone e Tablet.

L’archiviazione dei documenti avviene essenzialmente in tre modi:

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• manualmente: consentendo all'utente di scegliere una categoria e riempire un form tramite l’inserimento dei campi di input utili alla indicizzazione.

• automaticamente: grazie all'integrazione con l’ERP Business o con altri software gestionali. Il sistema genera in automatico documenti in PDF e li archivia indicizzandoli con i dati registrati

• massivamente: tramite lettura di codici a barre acquisisce tutte le informazioni necessarie per la procedura.

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Organizza i documenti in archivio in fascicoli e li predispone per la conservazione sostitutiva, la quale potrà essere “in house” o “in cloud”.

Business File aumenta l’efficienza aziendale abbassando i costi, grazie alla riduzione dei documenti stampati.

Velocizza la ricerca documenti, riduce notevolmente il rischio di errori e duplicazioni.

​Gli archivi digitali sono più facili da proteggere e conservare nel tempo e possono essere resi disponibili agli utenti con livelli di accesso differenziati, i quali, ne garantiscono la sicurezza e la stabile conservazione.